Die einfachste und schönste Dokumentenverwaltung der Welt!

In unserem Projekt ready2DMS bauen wir auf das weltweit intuitivste und günstigste Dokumentenmanagement-System aus deutscher Herstellung auf und stellen es für Sie in einem Rund-um-sorglos Paket bereit.

Von der Installation, Konfiguration, Einrichtung, Schulung Ihrer Mitarbeiter bis über die Wartung und Administration ist alles in einem Angebot. Ganz einfach, so wie ecoDMS.

Branchenunabhängige Einsatz für jedes Gewerbeart, sowie für Privatleute

Das Dokumentenmanagement-System von ecoDMS ist für jedes Gewerbe sowie für einzellne Privatpersonen Branchenunabhängig Nutzbar. Vom Handwerksunternehmen bis zur Buchhaltung oder Steuerberatung, von einer Einzelplatz installation bis zu einer Konzernstruktur mit mehreren Hundert Benutzern, ecoDMS ist hervorragend Programmiert und skaliert sich in unbekannte Höhen.

Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)

Nach dem Erwerb einer ecoDMS Lizenz für die aktuelle Version, steht Ihn diese Version zeitlich ungebränz zur Verfügung, auch eine Begrenzung der Dokumenten Anzahl im Archiv gibt es nicht. Sobald eine neue Version des ecoDMS Archives veröffentlich wurde, können Sie selbst entscheiden ob Sie upgraden oder den aktuellen Stand beibehalten.

Alle Dokumente liegen in Ihrer Infrastruktur, in einer sicheren Datenbank

Alle archivierten Dokumente liegen auf dem System des eigenen Servers in einer sicheren Datenbank. Die Dateien verlassen nicht Ihre Infrastruktur oder liegen im klartext auf einem zugänglichem Dateisystem.

Eine Revisionssichere Verbindung von Client und Server

  1. Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung

    Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

  2. Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel

    Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer

  3. Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten.

    Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

  4. Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“

    Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach.

  5. Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

    Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

  6. Beliebige Dateiformate archivieren

    z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.

  7. Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office

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  8. Plattformunabhängiges Client-Server-System

    Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich.

  9. Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO

    Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

  10. Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie

    Nach dem Erwerb einer Lizenz, steht Ihn diese Version zeitlich ungebränz zur Verfügung, auch eine Begrenzung der Dokumenten Anzahl im Archiv gibt es nicht.

benutzerfrendliche Bedienoberfläche
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benutzerfrendliche Bedienoberfläche


Suchfunktionen
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Suchfunktionen


Benutzer und Gruppenverwaltung
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Benutzer und Gruppenverwaltung


Einstellungsmöglichkeiten
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Einstellungsmöglichkeiten


standortunabhängig
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standortunabhängig

Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.

Kostenlos herunterladen und 30 Tage lang testen

Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.


Die Installationsanweisungen finden Sie im offiziellen ecoDMS-Handbuch.

Videos über einzellne Funktionen des ecoDMS Archiv

Info! Die Videos zeigen die ehemalige Version 16.09 (elenor). Die Oberfläche der aktuellen Version 18.09 (apu) ist noch vergleichbar.

Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher im ecoDMS Archiv ab.

Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung. Die eingescannten Rechnungen, Verträge, Briefe etc. können direkt über die ecoDMS Inbox an das Dokumentenarchiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

Side Panel und Drag and Drop Archivierung

Ziehen Sie Ihre Dokumente direkt auf das ecoDMS Side Panel. Die Klassifizierung und Archivierung übernimmt der ecoDMS Vorlagen Designer dann für Sie. Dokumente können von belieben Stellen aus auf eine bestimmte Klassifizierungsvorlage im Side Panel gezogen werden. Die Archivierung erfolgt dann voll automatisch ohne das weitere Zutun des Anwenders. Da das Side Panel von überall aus erreichbar ist, macht es die Archivierung von nahezu allen Positionen an einem Arbeitsplatz möglich.

Dateien können per Drag & Drop in das ecoDMS Archiv geschoben werden.

Vorlagen Designer (automatisch archivieren)

Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Dieser ist ein fester Bestandteil der Klassifizierungsfunktion. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in einem Dunkelprozess in ecoDMS ab.

Die Erkennung der Dokumente erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts, die in so genannten Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden.

Suchfunktionen inkl. Shortcut

Dokumentensuche ist mit der ecoDMS Archivlösung so einfach wie googeln. Dokumente, Metadaten, Klassifizierungsinformationen und Notizen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden.

Bei ecoDMS durchlaufen alle lesbaren Dateien und Informationen eine automatische Volltextindizierung (OCR). Auf diese Weise lernt und speichert das Archiv die verfügbaren Texte. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Um Dokumente wiederzufinden, müssen lediglich die passenden Begriffe in die ecoDMS Suchzeile eingegeben werden. Die Suchergebnisse werden dann sofort in der ecoDMS Tabelle ausgegeben.

Verlinkung (Dokumente verknüpfen)

Bei der Verlinkung können zu einem Dokument beliebige, archivierte Dateien inklusive deren Klassifizierungen hinzugefügt und somit zu einem Vorgang zusammengeführt werden. Die Verlinkungen werden innerhalb der ecoDMS Tabelle als ausklappbare Untereinträge zum Hauptdokument angezeigt. Der Grundeintrag eines jeden verlinkten Dokuments bleibt dabei selbstverständlich weiterhin bestehen. Diese Funktion gleicht einer virtuellen Dokumentenklammer. Bei Bedarf können die Verlinkungen auch wieder gelöst werden.

Clipboard (Dokumentensammlungen)

Beliebige Dokumente können in ein Clipboard gezogen und in einer Art "Mappe" gesammelt werden. Es können mehrere Tabs mit unterschiedlichen Dokumentensammlungen angelegt werden. Dabei bleiben die Klassifizierungen und Berechtigungen der Dokumente selbstverständlich vollständig bestehen.

Einstellungen & Strukturen

ecoDMS kann exakt und individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des ecoDMS Archivs vorgenommen werden. Die gewünschten Strukturen lassen sich flexibel und schnell abbilden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und -Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Vorlagen Designer

Vorlagen Designer

Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer

Einfache Dokumenten Archivierung per "Drag and Drop"

Sie können mit dem ecoDMS Client, welcher sich nach der Installation an Ihrem rechten Bildschirmrand befinden wird, die gewünschten Dokumente einfach per Drag and Drop für die Klassifizierung und Archivierung, dem Server hinzufügen.

Automatische Klassifizierung und Archivierung für wiederkehrende Dokumente.

Nach dem Sie ein Dokumente über den Vorlagen Designer möglichst vollständig beschrieben und ein mal klassifiziert und archiviert haben, können Sie wiederkehrende Rechnungen, Lieferscheine, Angebote usw. welche alle das gleiche Layout haben, einfach der automatischen Klassifizierung überlassen.

Integration mit Plug-ins für LibreOffice, OpenOffice und Microsoft Office.

Sie können als allen gänigen Office-Anwendungen, sowie die freien Open Source Lösungen wie LibreOffice oder OpenOffice aber auch Mircosoft Office, mittels den ecoDMS Plug-ins per Knopfdruck neue Dokumente archivieren.

Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick

Genau Sie einfach wie die Integration von ecoDMS in Office-Anwendungen ist die Anbindung von E-Mail-Anwendungen. Für die gänigen E-Mail-Programme, wie Thunderbird oder Outlook, gibt es Add-ons, mit denen Sie per Knopfdruck neue E-Mails dem ecoDMS Archiv hinzufügen können.

Vorlagen Designer

Add-on und Plugins

E-Mail Archivierung mit Add-on für Thunderbird und Microsoft Outlook und Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office

Vorlagen Designer
Android App

Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet

Einsetzbar im Netzwerk, lokal auf dem PC, im Web und auf dem Smartphone oder Tablet

Der ecoDMS Client und Server lassen sich bei einer Einzelplatzinstallation zusammen auf einem System nutzen, oder Sie installieren das ecoDMS Archiv auf einem im Netzwerk bereitgestellen Server. Für den Zugriff auf das Archiv stehen Ihnen verschiedene Clients für Linux, Windows, MacOS sowie Android und iPhone zurverfügung. Auch eine Nutzung eines Webclients von ecoDMS erlaubt den Zugriff auf das Archiv über jeden aktuellen Internetbrowser.

Debian / Ubuntu

ecoDMS Archiv Server und Client

Microsoft Windows

ecoDMS Archiv Server und Client

Vorlagen Designer
iPhone / iPad App

Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet


Für Ihre digitale Souveränität ist es unerlässlich, dass so viele Softwaresysteme wie möglich, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, auf so vielen gängigen Betriebssystemen wie möglich lauffähig sind.

True ITK c/o John Ollhorn

Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem

  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
    • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
    • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
    • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
  • Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
  • Beliebige Dateiformate archivieren
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
  • Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
  • Papierdokumente scannen und archivieren
  • Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • PDF Editor mit Stempelfunktion
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Die True ITK bietet Ihnen in dem Projekt "ready2DMS" ein rund-um-sorglos Paket aus Software, Hardware und Dienstleistung an. Erfahren Sie mehr:

Finden Sie das passende Hardware Modell für Ihr ecoDMS Server

Innovative Raumüberwachung und Monitoring aller wichtigen Gefahren in Server- und Technikräumen mit dem einzigartigen Kentix MultiSensor-System. Der Kentix MultiSensor fusioniert alle wichtigen physikalischen Sensoren in einem Gerät.

Modell:
Standard

ab968,90 €

  • ca. 15,7 x 10,4 x 23,3
  • ca. 1,75 kg
  • Celeron N3160 QC 1,6 GHz
  • 2 RAM DDR3
  • 2 x Gigabit
  • 2 x 3,5" SATA II
  • Nur 1
  • Level 1
  • 2, 4, 6, 8, 10 TB
  • ca. 4 TB bis 20 TB

Modell:
Professional

ab1.493,47 €

  • ca. 16,5 x 20,3 x 23,3
  • ca. 2,04 kg
  • Pentium N3710 QC 1,6 GHz
  • 2 oder 8 GB RAM DDR3
  • 2 x Gigabit
  • 4 x 3,5" SATA II
  • 1 und 10
  • Level 10
  • 2, 4, 6, 8 TB
  • ca. 8 TB bis 32 TB

Modell:
Professional Plus

ab1.929,04 €

  • ca. 15,7 x 24,8 x 23,3
  • ca. 4,17 kg
  • Atom C2538 QC 2,4 GHz
  • 2 oder 6 GB RAM DDR3
  • 4 x Gigabit
  • 5 x 3,5" SATA II
  • 1, 5, 6 und 10
  • Level 5 + 1 x HotSwap
  • 2, 4, 6 TB
  • ca. 10 TB bis 30 TB

Modell:
Enterprise

ab2.702,13 €

  • ca. 15,7 x 34,0 x 23,3
  • ca. 5,29 kg
  • Atom C2538 QC 2,4 GHz
  • 2 oder 6 GB RAM DDR3
  • 4 x Gigabit
  • 8 x 3,5" SATA II
  • 1, 5, 6 und 10
  • Erf. Kundenabsprache
  • 2, 4, 6 TB
  • ca. 16 TB bis 48 TB

Die besten und sichersten Fesplatten, spzialisiert für den Einsatz im NAS

Im ready2DMS Projekt werden ausschließlich die besten und sichersten Festplatten der professionellsten Hersteller verbaut. Es gäbe diverse billigere Datenträger, aber das wird später einfach zu teuer. Alle verbauten Festplatten sind speziell für den 24/7 Einsatz in Server und Netzwerkspeicher-Systemen konzipiert und kommen mit extra Datenschutz-Plänen her.

ready2DMSFestplattenKapazitätRAID LevelVerfügbare(r) Speicherplatz / AusfallsicherheitVormerken
- Standard2x2 TB1
2 TB
2 TB
- Standard2x4 TB1
4 TB
4 TB
- Standard2x6 TB1
6 TB
6 TB
- Standard2x8 TB1
8 TB
8 TB
- Standard2x10 TB1
10 TB
10 TB
- Professional4x2 TB10
4 TB
4 TB
- Professional4x4 TB10
8 TB
8 TB
- Professional4x6 TB10
12 TB
12 TB
- Professional4x8 TB10
16 TB
16 TB
- Professional Plus5x2 TB5 + Spare
ca. 6 TB
ca. 2 TB
HotSwap
- Professional Plus5x4 TB5 + Spare
ca. 12 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Professional Plus5x6 TB5 + Spare
ca. 18 TB
ca. 6 TB
HotSwap
- Enterprise8x2 TB6 + Spare
ca. 10 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Enterprise8x4 TB6 + Spare
ca. 20 TB
ca. 8 TB
HotSwap
- Enterprise8x6 TB6 + Spare
ca. 30 TB
ca. 12 TB
HotSwap
- Enterprise Plus12x2 TBKundenabsprache
- Enterprise Plus12x4 TBKundenabsprache
- Enterprise Plus12x6 TBKundenabsprache
- Professional Server4x2 TB5 + Spare
ca. 4 TB
ca. 2 TB
HotSwap
- Professional Server4x4 TB5 + Spare
ca. 8 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Professional Server4x6 TB5 + Spare
ca. 12 TB
ca. 6 TB
HotSwap
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Alle aufgeführten Firmen-, Markennamen und Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber und dienen lediglich zur Identifikation und Beschreibung von Produkten und Leistungen.